Umsatz ≠ Gewinn – und warum das für dein Schweizer Business entscheidend ist

Viele Selbstständige freuen sich über hohe Umsätze. Sie sehen Zahlen auf dem Konto, fühlen sich erfolgreich – und am Ende des Monats bleibt trotzdem nicht so viel übrig, wie gedacht. Der Grund dafür ist ein grundlegender, aber oft missverstandener Unterschied: Umsatz ist nicht gleich Gewinn.

In der Schweiz kann dieses Missverständnis weitreichende Folgen haben – nicht nur für deine finanzielle Planung, sondern auch für Steuern, AHV/IV/EO und die Mehrwertsteuer. In diesem Artikel klären wir, was du als Selbstständige:r unbedingt wissen musst, was die relevanten gesetzlichen Regelungen sind und wie du deine Finanzen richtig im Blick behältst.

Was ist Umsatz und was ist Gewinn?

Der Umsatz ist einfach alles Geld, das dein Unternehmen durch Verkäufe, Dienstleistungen oder andere Leistungen einnimmt – bevor Kosten abgezogen werden. Der Gewinn hingegen ist das, was nach Abzug aller geschäftlichen Ausgaben übrig bleibt. Nur der Gewinn zeigt dir, wie rentabel dein Unternehmen wirklich ist.

Viele Selbstständige konzentrieren sich auf den Umsatz – und übersehen die laufenden Kosten wie Software-Abonnements, Marketing-Ausgaben, Fahrtkosten oder Versicherungen. Genau hier entsteht der Unterschied zwischen „viel Geld“ und „wirklich gut verdienen“.

Buchhaltungspflicht in der Schweiz: Was gilt für dich?

In der Schweiz hängt deine Buchführungspflicht von deiner Rechtsform und deinem Umsatz ab. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt grundsätzlich:

• Unter einem Umsatz von CHF 500’000 pro Jahr: Du kannst eine vereinfachte Buchhaltung führen, musst aber trotzdem systematisch alle Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte erfassen.

• Ab einem Umsatz von CHF 500’000 pro Jahr: Du bist verpflichtet, eine ordentliche Buchhaltung zu führen. Dazu gehört die doppelte Buchführung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.

Diese Regelung soll sicherstellen, dass deine Geschäftszahlen korrekt und nachvollziehbar sind. Die Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen in der Schweiz beträgt 10 Jahre, ab dem Ende des Geschäftsjahres. Belege, Rechnungen und Geschäftsbücher müssen während dieser Zeit verfügbar sein – digital oder physisch.

Mehrwertsteuer (MWST): Schwelle, Pflichten und Tücken

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Mehrwertsteuer (MWST): In der Schweiz bist du dann MWST-pflichtig, wenn dein Umsatz aus steuerbaren Leistungen innerhalb eines Jahres CHF 100’000 oder mehr beträgt. Diese Grenze gilt sowohl für inländische als auch für grenzüberschreitende Leistungen.

Wenn du MWST-pflichtig bist, musst du regelmässig eine MWST-Abrechnung einreichen und die Steuer an die Eidgenössische Steuerverwaltung abführen. Dafür kannst du aber auch die Vorsteuer auf geschäftliche Ausgaben geltend machen – das kann je nach Situation sehr vorteilhaft sein.

Tipp: Auch wenn du unter der MWST-Schwelle bist, kann eine freiwillige MWST-Registrierung sinnvoll sein – zum Beispiel, wenn deine Kunden selbst MWST-pflichtig sind und du ihnen Vorsteuerabzug ermöglichen willst. Ob das für dich stimmt, lässt sich am besten im Einzelfall berechnen.

Sozialversicherungen: AHV/IV/EO auf Basis deines Gewinns

Als selbstständig erwerbende Person bezahlst du Beiträge an die AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung), IV (Invalidenversicherung) und EO (Erwerbsersatzordnung). Diese Beiträge basieren nicht auf deinem Umsatz, sondern auf deinem massgebenden Einkommen, also deinem Gewinn nach Abzug der geschäftlichen Kosten.

Das bedeutet: Wenn du hohe Umsätze hast, aber gleichzeitig hohe Ausgaben, zahlst du trotzdem AHV-Beiträge auf den tatsächlichen Gewinn – korrekt erfasst und versteuert. Um böse Überraschungen zu vermeiden, ist es daher besonders wichtig, dass du deine Ausgaben sauber dokumentierst und richtig zuordnest.

5 praktische Tipps für deinen Erfolg in der Schweiz

Damit du deine Zahlen wirklich verstehst und das Maximum aus deinem Business herausholst, hier meine wichtigsten Empfehlungen:

1. Trenne Umsatz und Gewinn konsequent

Behandle diese beiden Zahlen als das, was sie sind: unterschiedliche Messgrössen mit unterschiedlicher Bedeutung.

2. Erstelle eine tägliche oder wöchentliche Übersicht über Einnahmen und Ausgaben

So erkennst du schnell, wo dein Cashflow hingeht und wie rentabel deine Arbeit wirklich ist.

3. Sammle und archiviere alle Belege sauber

Jede Ausgabe sollte belegbar sein – für dich, für Steuerbehörden und für spätere Auswertungen.

4. Behalte Schwellenwerte im Blick

CHF 500’000 für die Buchhaltungspflicht und CHF 100’000 für die MWST-Pflicht sind wichtige Orientierungspunkte für Planung und Reporting.

5. Plane Reserven für Steuern und Sozialversicherungen ein

Behalte im Hinterkopf, dass deine Steuer- und AHV-Rechnung am Ende des Jahres nicht vom Umsatz, sondern vom Gewinn abhängt.

Fazit: Umsatz ist Sichtbarkeit – Gewinn ist Stabilität

Umsatz zeigt dir, wie viel Geld in dein Unternehmen fliesst. Gewinn zeigt dir, wie viel Geld wirklich bei dir bleibt. In der Schweiz beeinflussen diese Zahlen deine Buchhaltungspflichten, MWST-Pflichten und Sozialversicherungsabgaben – und damit deine unternehmerische Freiheit.

Wenn du deine Finanzen „stallklar“ aufstellst, verschaffst du dir Klarheit, Sicherheit und Entscheidungsfreiheit. Du kannst Preise realistisch kalkulieren, deine Kosten im Griff behalten und gelassen in die Zukunft planen.

Du willst deine Zahlen verstehen und deinen Gewinn nachhaltig optimieren?

Dann melde dich bei Stallklar Buchhaltung – ich begleite dich Schritt für Schritt zu mehr finanzieller Klarheit und Planungssicherheit.